Geschäftsordnung bei midizu e.V. (MitDirZusammen)

Geschäftsordnung 

A. Präambel 

Diese Geschäftsordnung regelt die interne Arbeitsweise und Aufgaben- verteilung innerhalb des Vereins MiDiZu e.V. B. 

B. Verfahren 

§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung 

1. Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald sie vom Vorstand beschlossen worden ist. 

2. Die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß einberufenen Vorstandsmitglieder ist für die Beschlussfassung erforderlich. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Vorsitzenden. 

3. Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand jederzeit geändert oder aufgehoben werden. 

4. Die Geschäftsordnung wird auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. Sie ist von allen Mitgliedern und Mitarbeitern zur Kenntnis zu nehmen und zu unterschreiben. 


C. Arbeitsgruppen 

§ 2 Grundsatz 

1. Vorstands- und aktive Vereinsmitglieder werden entsprechend ihrer Fähigkeiten und Wünsche den Teams zugeteilt. Diese Zuteilung erfolgt durch den Vorstand oder durch eine vom Vorstand gewählte Person. 

2. Jedes Team wählt mit einfacher Mehrheit einen Teamleiter, der die Gruppe nach außen vertritt und die Verantwortung für die Team-Mitglieder und -Ergebnisse trägt. 

3. Bei neuen aktiven Vereinsmitgliedern gibt es bei MiDiZu e.V. eine 3-Monatige Kennenlernphase, in der wir gemeinsam herausfinden, ob wir gut zusammenarbeiten können, denn MiDiZu e.V. möchte, dass sich jedes Mitglied wohlfühlt in der Zusammenarbeit. Nach diesen 3 Monaten werden die bereits bestehenden Mitglieder zusammen mit dem neuen aktiven Mitglied entscheiden, ob alles gut war, die Vereinsarbeit Spaß macht und weiter dabei geblieben werden möchte. Wenn ja, wird man zum stimmberechtigten Vollmitglied. 

§ 3 Teams 

1. Die Teams werden unterteilt in: 

Vereinsstrategie 

Vereinspunkte/Programm 

Marketing/Kommunikation 

Organisation 

Administration 

IT 

Recht 

Finanzen/Buchhaltung 

Mediation 

Social Media (dieses Team arbeitet Hand in Hand mit dem Team Marketing zusamen) 

2. Es gibt einen Team-Koordinator, der zum reibungslosen Austausch der Teams untereinander da ist. Er ist in alle Bereiche involviert und vermittelt zwischen den Teams. Er arbeitet im Auftrag der Entwicklung des Vereins. 

Er koordiniert allgemeine Aufgaben und überprüft die Umsetzung, rein als Ergebnis, nicht aber die Arbeitsweisen. 

Dieser wird von allen Mitgliedern, aller Teams, für die Dauer eines Jahres gewählt. Eine Wiederwahl ist unbegrenzt möglich. Sollte ein Team-Koordinator seinen Pflichten nicht nachkommen, kann jedes Mitglied einen Misstrauensantrag beim Vorstand stellen. Dieser involviert das Mediations-Team, welches sich dem spezifischen Fall annimmt und zur Klärung verhilft. 

Sollte keine Einigung erreicht werden können, so kann der Koordinator mit einfacher Mehrheit aller Mitglieder abgewählt werden. Bei jeder Wahl wird neben dem Team-Koordinator auch ein Stellvertreter bestimmt. Sollte ein Team-Koordinator ausscheiden, tritt entweder der Stellvertreter an dessen Stelle oder es wird ein neuer gewählt. 

3. Einzelne Team-Aufgaben und Verpflichtungen sind stets im Organisationstool unter dem Punkt Projektgruppen zu finden und müssen eigenständig dort abgerufen, eingepflegt und organisiert werden. 

4. Die einzelnen Arbeitsgruppen organisieren ihre Sitzungen selbst nach Bedarf. Das Projektgruppen-Meeting, welches themenübergreifend ist, findet jeweils am letzten Montag des Monats um 20 Uhr statt. Zu jedem Meeting wird ein Ergebnisprotokoll erstellt und veröffentlicht. Die Veröffentlichung findet im Organisationstool direkt im Termin, im Feld Beschreibung, statt und wird zudem auch als PDF im Projekt ERGEBNISPROTOKOLL abgelegt, sodass jeder darauf Zugriff hat und es immer wieder ansehen kann. 

Es ist nach jedem Ergebnisprotokoll eine Bestätigung, dass dieses wahrgenommen und gelesen wurde abzugeben. Und zwar von jedem Teammitglied, aus der Gruppe/ den Gruppen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Teammitglied im Team-Meeting anwesend war oder nicht. 

Das Ergebnisprotokoll ist zu lesen und zu bestätigen. 

Auch zu den Projektgruppen-Meetings, die einmal im Monat stattfinden, wird ein solches Protokoll gefertigt. Dieses ist von allen Mitgliedern des Vereins zur Kenntnis zu nehmen und zu bestätigen, da es sich in diesen Meetings um generelle Punkte, die alle betreffen, dreht. Wie die Bestätigung zu erfolgen hat, wird im Organisationstool, im eigenen WIKI erläutert. 

5. Der Vorstand nimmt auf Antrag von den Teamleitern, Budgets für die jeweiligen Teams in seine Finanzplanung auf. Für größere Veranstaltungen und Projekte bittet der Teamleiter den Vorstand rechtzeitig vorab um Genehmigung, verbunden mit einem Kostenvoranschlag. Bei Kooperationsveranstaltungen sind auch die geplanten Beiträge der Partner zu benennen. Eventuell notwendig werdende Zuschüsse werden von den Teams unter Vorlage von Belegen beantragt und vom Vorstand genehmigt. 

D. Mitgliedschaft 

§ 4 Eintritt, Austritt und Ausschluss von Mitgliedern 

1. Die Vereinsmitgliedschaft wird auf Grundlage der Satzung unter Anerkennung des Vereinszweckes, dieser Geschäftsordnung und der Kommunikationsregeln erworben. 

2. Der Antrag auf Mitgliedschaft muss schriftlich erfolgen. Ergibt sich die Möglichkeit des digitalen schriftlichen Antrages, ist auch dieser legitim. Es erfolgt eine Verifizierung durch einen Mitarbeiter des Vereins, der den Anmelder kontaktiert. Dieser überprüft zudem den Ausweis, Pass oder Führerschein mit den angegebenen Daten. 

3. Über die Mitgliedschaft entscheidet der Vorstand. Eine Ablehnung des Antrags muss vom Vorstand nicht inhaltlich begründet werden. Die Mitgliedschaft kann nicht eingeklagt werden. 

4. Die Mitgliedschaft endet durch Tod, Austritt oder Ausschluss. 

5. Der Austritt aus dem Verein ist nur schriftlich mit einer vierwöchigen Frist zum jeweiligen Quartalsende möglich. Besteht der Austritt im beiderseitigen Einverständnis, kann der Austritt auch früher oder zu sofort erfolgen. 

6. Der Ausschluss eines Mitglieds ist nur aus wichtigem Grund möglich. Dazu zählt vor allem vereinsschädigendes Verhalten. 

Dieses ist wie folgt zu beschreiben: 

Grobe Satzungsverstöße 

Nichterfüllung der Mitgliederpflichten 

Verleumdungen der Organmitglieder 

Verursachung von Zwistigkeiten unter den Mitgliedern 

Erhebliche Pflichtverletzungen

Dreimalige aufeinanderfolgende unentschuldigte Abwesenheit bei ordentlichen Mitgliederversammlungen 

Dreimalige aufeinanderfolgende unentschuldigte Abwesenheit bei ordentlichen Vorstandssitzungen (Vorstandsmitglieder) 

Dreimalige aufeinanderfolgende unentschuldigte Abwesenheit bei Team-Meetings 

Zweimalige aufeinanderfolgende fehlende Unterschrift der Kenntnisnahme von offiziellen Ergebnisprotokollen 

7. Der Ausschluss eines Mitglieds kann nur von einem Mitglied des Vereins beantragt werden und wird im Vorstand diskutiert. 

8. Wird der Ausschluss aufgrund vereinsschädigendem Verhalten beantragt, ist das Verhalten ausführlich zu dokumentieren und dem Mitglied die Gelegenheit zur schriftlichen oder persönlichen Stellungnahme einzuräumen. 

9. Der Vorstandsbeschluss zum Ausschluss eines Mitglieds ist mit einer Mehrheit von 2/3 zu treffen und zu begründen. Der Beschluss wird dem Mitglied schriftlich zur Kenntnis gegeben. 

10. Das ausgeschlossene Mitglied hat die Möglichkeit, gegen den Vorstandsbeschluss innerhalb eines Monats nach Zugang der schriftlichen Begründung die Mitgliederversammlung anzurufen. Der Vorstand, üblicherweise die Vorsitzenden, begründen gegenüber der außerordentlichen Mitgliederversammlung die Entscheidung zum Ausschluss. 

11. Nach Austritt unterliegt das austretende Mitglied einer Schweigepflicht zu allen Internas des Vereins. Dazu gehören Mitgliederdaten, interne Unterlagen, interne Absprachen, interne Strategien, interne Pläne und generell alles das, was nicht ohnehin vom Verein in die Öffentlichkeit getragen wird. Sofern dagegen verstoßen wird, behält sich MiDiZu e.V. vor, gegen das ausgeschiedene Mitglied vorzugehen. 

12. Die aktive Mitgliedschaft und Mitgliedschaft im Vorstand beinhaltet Rechte und Pflichten. Die jeweiligen Mitgliederpflichten ergeben sich aus den Teams, in denen das Mitglied beteiligt ist. (§3 dieser GO). Die Rechte ergeben sich aus der vorhanden Satzung. 

E. Mitgliederversammlung 

§ 5 Termin 

1. Eine ordentliche Mitgliederversammlung ist mindestens einmal im Jahr satzungsgemäß durch die Vorsitzenden einzuberufen. 

2. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist einzuberufen, wenn es das Vereinsinteresse erfordert oder wenn die Einberufung von einem Drittel der Vereinsmitglieder schriftlich und unter Angabe der Gründe verlangt wird. 

§ 6 Einberufung 

Die Einberufung der ordentlichen Mitgliederversammlung erfolgt schriftlich durch den Vorsitzenden oder seinen Stellvertreter unter Wahrung einer Einladungsfrist von mindestens 14 Tagen bei gleichzeitiger Bekanntgabe der Tagesordnung. Es gilt das Datum des Poststempels bzw. der E-Mail. Das Einladungsschreiben gilt dem Mitglied als zugestellt, wenn es an die letzte vom Vereinsmitglied schriftlich angegebene Adresse gerichtet ist. 

§ 7 Zuständigkeit 

1. Die Mitgliederversammlung ist das oberste beschlussfassende Organ. 

2. Ihr sind insbesondere der Jahresbericht schriftlich vorzulegen. Sie entscheidet über die Entlastung des Vorstandes. Die Mitgliederversammlung wählt mindestens zwei Revisoren. Als Revisoren können auch Nichtmitglieder gewählt werden. Die Revisoren dürfen nicht Mitglieder des Vorstandes sein. Es hat jährlich eine Prüfung insbesondere der Finanzen stattzufinden. Das Ergebnis ist schriftlich niederzulegen und von den Revisoren zu unterschreiben, dem Vorstand vorzulegen und von einem Revisor der Mitgliederversammlung vorzutragen. 

3. Jede satzungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung wird als beschlussfähig anerkannt ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder.

4. Die Mitgliederversammlung fasst ihre Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt. 

5. Die Mitgliederversammlung ist vor allem zuständig für:  ­

- die Entgegennahme des Rechenschaftsberichts des Vorstandes ­ 

- die Entgegennahme des Kassenberichts des Schatzmeisters ­ 

- die Entlastung des Vorstands ­ 

- die Wahl des Vorstands und der beiden Kassenprüfer ­ 

- Satzungsänderungen ­ 

- sowie sonstige in der Satzung benannte Aufgaben.

6. Im Übrigen dient die Mitgliederversammlung zur Bestimmung der Vereinspolitik und zur Förderung des Meinungsaustauschs im Verein. 

§ 8 Abstimmungen

1. Die Mitgliederversammlung ist ohne Rücksicht auf die Anzahl der Teilnehmer beschlussfähig. Sie fasst Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 

2. Abstimmungen erfolgen offen. Eine geheime Abstimmung kann durch den Versammlungsleiter angeordnet oder auf Antrag mit einfacher Mehrheit beschlossen werden. 

3. Stimmengleichheit bedeutet Ablehnung. Stimmenthaltungen werden im Protokoll vermerkt. Ungültige Stimmen gelten als nicht abgegeben. 

4. Sobald das Tool MiDiZu.live zur Verfügung steht, können Abstimmungen auch über dieses erfolgen. 

§ 9 Wahlen 

Dieser Punkt wird demnächst ausgearbeitet 

F. Vorstandssitzungen 

§ 10 Einberufung 

1. Die Vorstandssitzungen finden in der Regel einmal pro Monat statt. Entweder persönlich oder Online. Immer am letzten Sonntag eines Monats. 

§ 11 Tagesordnung 

1. Die Tagesordnung wird vom Vorstand gemeinsam erstellt. Die Tagesordnungspunkte können bei Bedarf auch noch in der Sitzung verändert werden. 

§ 12 Öffentlichkeit 

1. Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich. 

2. Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen werden. Sofern der Vorstand nichts anderes beschließt, nimmt die Vorstandsassistenz an den Sitzungen teil.  

§ 13 Beschlussfassung 

1. Für die Beschlussfassung ist die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß einberufenen Vorstandsmitglieder erforderlich. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Vorsitzenden. 

§ 14 Protokoll 

1. Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der ordentlichen Sitzungen wird vom Schriftführer oder einer zu Beginn der Sitzung gewählten Person ein Ergebnisprotokoll gefertigt. 

2. Die Ergebnisprotokolle der Vorstandssitzungen werden jedem Teilnehmer digital zugestellt und online veröffentlicht. 

3. Diese sind verpflichtend von jedem aktiven Mitglied und Mitgliedern des Vorstandes zu lesen und digital zu unterschreiben oder zu bestätigen. 

G. Regionalgruppen 

§ 15 Gründung von Regionalgruppen 

Die Gründung einer MiDiZu e.V. ­Regionalgruppe ist möglich, wenn eine Gruppe von Mitgliedern in einer Region einen Antrag beim Vorstand einreicht und dies in einer Vorstandssitzung formell genehmigt wird. 

§ 16 Finanzierung der Regionalgruppen 

Regionalgruppen agieren in eigener Verantwortung. Sie haben eigene Teams und Aufgaben, die bei Gründung einer Regionalgruppe beschlossen werden.Finanziell agieren sie unabhängig. Sie erhalten eine eigene Website und eigene Spenden- und Beitragskonten. 

H. Öffentlichkeitsarbeit 

§ 17 Inhalte 

1. Die Öffentlichkeitsarbeit umfasst die Pressestelle des Vereins, den Internetauftritt, die Sozialen Medien sowie den offiziellen YouTube-Kanal. 

2. Die Öffentlichkeitsarbeit wird vom Team Marketing/Kommunikation geleitet. Es koordiniert die öffentlichen Auftritte des Vereins, plant die medialen Inhalte und verantwortet sie gemeinsam mit dem Vorstand im Sinne des Presserechts. Das Team Social-Media arbeitet eng mit dem Team Marketing zusammen und stimmt geplante Aktionen ab. 

§ 18 Internetauftritt 

1. Die Website des Vereins findet sich unter mitdirzusammen.de. Das eigene Social Media Toll findet sich unter midizu.online Das eigene Abstimmungstool findet sich unter midizu.live 

2. Die Website soll für die Mitglieder und Interessenten sowohl Informations- als auch Kommunikationsplattform sein. Zudem kann dort über das Antragsformular eine Mitgliedschaft beantragt werden. 

MiDiZu.onlinie ist unsere eigene SocialMedia Plattform, auf der sich Mitglieder zusammenschließen können, Informationen austauschen, Veranstaltungen planen oder Verbände zusammenführen. 

MiDiZu.live ist die Abstimmungs-App, die uns erlaubt, verifizierte Wahlprozesse durchzuführen. Sie ist der Weg zur digitalen Demokratie. 

3. Ein Team IT betreut diese Seiten hält die Inhalte auf aktuellem Stand und kümmert sich um eventuelle Absprachen mit dem Provider. 

§ 19 Newsletter 

Viermal jährlich kann der Newsletter des Vereins erscheinen. Die Notwendigkeit und Erstellung des Newsletters obliegt dem Team Marketing/Kommunikationsstrategie 

I. Finanzen 

§ 20 Jahreshaushalt 

1. Das Jahresbudget umfasst ein Kalenderjahr. 

2. Das Budget für das laufende Jahr wird am Jahresanfang vom Schatzmeister mit Unterstützung des Teams Buchhaltung/Finanzen erstellt. Dazu liefern die Mitglieder des Vorstands sowie die Teamleiter für ihre jeweiligen Zuständigkeitsbereich (Regionalgruppen, Veranstaltungen) Budgetvorschläge. 

3. Das Budget wird vom Vorstand besprochen und gemeinsam verabschiedet. Jeder neu gewählte Vorstand legt zu Beginn seiner Amtszeit fest, wie oft der Schatzmeister einen Überblick über das Budget geben soll (monatlich, vierteljährlich). 

4. Bei der Erstellung des Budgets ist die Erreichung der Vereinsziele zu berücksichtigen. Außerdem ist auf ein ausgeglichenes Budget zu achten. Ausgaben, welche die Einnahmen durch Mitgliederbeiträge übersteigen, müssen vom Vorstand gemeinsam beschlossen und dokumentiert werden. 

§ 21 Kassenbericht und Jahresabschluss

1. Am Ende eines Kalenderjahres erstellt der Schatzmeister mit Hilfe des Teams Buchhaltung/Finanzen einen Kassenbericht und einen Jahresabschluss. 

2. Der Jahresbericht führt jede einzelne getätigte Buchung (Einnahmen- und Ausgabenrechnung) auf. 

3. Der Kassenbericht stellt Einnahmen und Ausgaben nach Oberkategorien sortiert vor und wird dem Jahresbericht von MiDiZu e.V. angehängt. 

4. Der vorläufige Kassenbericht wird den Mitgliedern online über die Website bereitgestellt.

5. Der Vorstand entscheidet 1 mal pro Quartal über eine Summe, über die die einzelnen Teams verfügen können, ohne einen Antrag beim Vorstand/des Schatzmeisters stellen zu müssen. 
Dieser Betrag kann im Sinne des Bedarfs und anschließend begründet, ohne vorherige Einzelabsprache, ausgegeben werden. Stellt der Schatzmeister im Nachhinein fest, dass die Aussage nicht zweckdienlich war, ist der Vorstand zur Prüfung verpflichtet. Es muss dann genauer erklärt werden, welchen Zweck die Ausgabe hatte. 

§ 22 Bankangelegenheiten 

1. MiDiZu e.V. unterhält ein Girokonto und ein Paypal Konto. Nach jedem Wechsel des Schatzmeisters erfolgt die Übergabe der Bankvollmacht von dem alten Schatzmeister an den neuen. Dazu muss eine notariell beglaubigte Eintragung ins Vereinsregister vorgelegt werden. Es bedarf weiterhin der Unterschrift und der Ausweiskopie der Vorsitzenden. 

2. Der Schatzmeister erhält die Kontoauszüge und prüft diese in Zusammenarbeit mit dem Team Buchhaltung/Finanzen regelmäßig auf ihre Richtigkeit. 

3. Für den Einzug der Mitgliedsbeiträge ist das Team Buchhaltung/Finanzen zuständig. 

4. Der Schatzmeister begleicht die Rechnungen von MiDiZu e.V.. Es gilt dabei das Vier-Augen-Prinzip: Ausgaben, die von Teamleitern getätigt werden, müssen mit dem Originalbeleg und einem Erstattungsformular beim Team Buchhaltung/Finanzen eingereicht werden. Dort wird der Erstattungsbetrag auf sachliche Richtigkeit geprüft, bevor der Schatzmeister die Überweisung vornimmt. 

§ 23 Gemeinnützigkeit 

Dieser Punkt wird noch ausgearbeitet. I. Datenverwaltung und -schutz 

§ 24 Mitglieder­-Datenverwaltung 

1. Die MiDiZu-Mitgliedsdatenverwaltung wird über unser online Organisationstool geführt und durch das Team Organisation verwaltet. Andere Vorstandsmitglieder erhalten auf Wunsch Zugang dazu. 

2. Das Team Organisation fertigt in regelmäßigen Abständen Auswertungen der Mitgliederlisten für den Vorstand an (Neuaufnahmen, Regionalverteilung). 

3. Eine gezielte Überprüfung der privaten Postadresse der Mitglieder erfolgt durch Überprüfung direkt nach Antrag des Interessierten durch Überprüfung des Ausweises und /oder durch Zahlung einer Paypal Überweisung. 

4. Um die Vernetzung der Mitglieder untereinander zu fördern, erhält jedes Mitglied Zugang zu MiDiZu.online, unserem eigenen social Network. 

5. Auf Nachfrage eines Vereinsmitglieds erteilt das Team Organisation Auskunft über die Daten, die über dieses Mitglied gespeichert sind. Unrichtige Daten werden auf Wunsch unverzüglich korrigiert, freiwillige Angaben werden auf Wunsch des jeweiligen Mitglieds gelöscht. 

6. Die Nutzung des MiDiZu-Mailverteilers durch Nichtmitglieder oder zu Zwecken, die nicht mit dem Vereinsleben von MiDiZu e.V. in Verbindung stehen (z.B. Werbung, Wohnungssuche) ist nicht gestattet. 

§ 25 Datenschutz/Recht am eigenen Bild 

1. Sämtliche Vorstandsmitglieder, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, verpflichten sich schriftlich auf den Datenschutz. 

2. Die Datenschutzerklärung von MiDiZu e.V. ist auf der Aufschlagseite von mitdirzusammen.de zu finden. 

3. Bildaufnahmen von MiDiZu-Mitgliedern, die im Zusammenhang mit Aktivitäten des Vereins entstanden sind, werden nur dann veröffentlicht, wenn darauf konkret mit einem Schild hingewiesen wird und der Veröffentlichung nicht gegenüber dem Vorstand widersprochen wird. Der Widerspruch ist innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung schriftlich unter Nennung der konkreten Veranstaltung zu erklären und mit einem Foto des widersprechenden Mitglieds zu versehen. Sofern der Veröffentlichung nicht widersprochen wurde, kann die Veröffentlichung beispielsweise im Jahresbericht, auf der Internetseite des Vereins – auch im nicht geschützten Teil – oder zur Herstellung von Flyern, gebundenen oder broschierten Druckschriften, die über den Verein informieren, erfolgen. 

4. Sofern MiDiZu e.V. Veranstaltungen für Nichtmitglieder öffnet, wird in der Einladung und bei der Eröffnung gegebenenfalls darauf hingewiesen, dass Bilder gemacht werden. Ein Widerspruch im konkreten Fall ist möglich. 

Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 05.07.2020 in Kraft. 

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